01 · Muss-Kriterien

Kernworkflow

Terminplanung / Online-Buchung ist geklärtEntweder im neuen System oder bewusst in einem bestehenden Tool.GebüH / Privatabrechnung ist geklärtWenn Abrechnung ein Muss ist, sollte sie nicht erst nach der Demo auffallen.Digitale Patientenakte passt zum ArbeitsablaufNicht nur Dateien ablegen, sondern relevante Daten wiederfinden und weiterverwenden.Digitale Anamnese und Fragebögen sind abgedecktPrüfen, ob Antworten strukturiert ankommen oder nur als PDF enden.Laborbefunde und historische Verläufe sind abgedecktRelevant für Praxen mit vielen PDFs, Scans oder wiederkehrenden Biomarkern.Berichte und Dokumente lassen sich sinnvoll erstellenDatenübernahme, Review, Freigabe und Export gemeinsam testen.

02 · Workflow

Übergänge im Alltag

Keine unnötige Doppelerfassung zwischen ModulenEin typischer Praxisfall sollte ohne Copy-Paste zwischen mehreren Oberflächen durchlaufen.Patientenkontext bleibt über Termine hinweg erhaltenAnamnese, Labor, Aufgaben und Berichte sollten derselben Person zugeordnet bleiben.Verträge / Einwilligungen sind im Ablauf berücksichtigtFalls relevant: Versand, Signaturstatus und Ablage vollständig testen.Offene Arbeit bleibt sichtbarAufgaben und nächste Schritte sollten nicht in privaten Notizen verschwinden.

03 · Exit-Plan

Datenhoheit & Wechsel

Vollständiger Datenexport ist vor Vertragsabschluss geprüftStammdaten, Dokumente und möglichst strukturierte Fachdaten berücksichtigen.Exportformate sind praktisch weiterverwendbarEin PDF-Archiv ist etwas anderes als strukturierte Daten für einen Systemwechsel.Import bestehender Daten ist realistisch geklärtMit einem echten Testdatensatz prüfen, nicht nur mit einer Marketing-Zusage.Zugriff nach Kündigung / Datenlöschung ist geklärtAufbewahrung, Exportfenster und Löschprozess vorab verstehen.

04 · Schutzmaßnahmen

Datenschutz & Sicherheit

AVV und Verantwortlichkeiten sind verfügbarRollen von Praxis und Anbieter sollten verständlich dokumentiert sein.Datenstandort und Unterauftragnehmer sind transparentNicht nur mit „DSGVO-konform“ werben lassen — Datenwege nachvollziehen.Mehrfaktor-Authentifizierung ist möglichGerade bei Gesundheitsdaten ein relevantes Kontosicherheits-Kriterium.Rollen und getrennte Benutzerkonten sind vorhandenGemeinsame Passwörter sind kein belastbares Teamkonzept.Kritische Aktionen sind nachvollziehbarFür sensible Workflows sollte klar sein, wer wann was ausgelöst oder freigegeben hat.

05 · Skalierung

Team & Betrieb

Gemeinsamer Patientenpool funktioniert für das TeamMehrere Nutzer sollten nicht auf persönliche Datensilos verteilt werden.Administrative Rechte sind sinnvoll getrenntPraxisinhaber, Behandler und Assistenz brauchen nicht zwingend dieselben Rechte.Support und Onboarding passen zum TeamReaktionsweg, Erreichbarkeit und Unterstützung beim Umstieg prüfen.Betrieb, Backups und Fehlerkommunikation sind erklärtAuch der Umgang mit Störungen gehört zur Produktauswahl.

06 · Gesamtkosten

Kosten & Vertrag

Gesamtkosten für die reale Teamgröße sind gerechnetZusatznutzer, SMS, Module, Speicher, Import und Support einbeziehen.Laufzeit und Kündigung sind verstandenMonatliche und jährliche Tarife nicht nur am Einstiegspreis vergleichen.Optionale Zusatzkosten sind dokumentiertBeispielsweise Kommunikation, Signaturen, Zahlungsabwicklung oder Zusatzmodule.Ein echter Praxisfall wurde vor dem Wechsel getestetMindestens einen vollständigen Ablauf vom Eingang bis zum Export durchspielen.

Anforderungen klären, bevor die Demo entscheidet.