01 · Vor der Auswahl

Zielbild & Muss-Kriterien

Vor Testaccount oder Demo

Die drei größten heutigen Medienbrüche notierenNicht „welche Features fehlen?“, sondern wo heute Daten gesucht, übertragen oder doppelt dokumentiert werden.Zwei bis fünf echte Muss-Kriterien definierenZum Beispiel GebüH, Kalender, Laborverlauf, digitale Anamnese, Team oder Export.Systemtyp bewusst festlegenAll-in-One-PVS, spezialisierter Workflow-Layer oder Kombination.Interne verantwortliche Person festlegenEine Person koordiniert Auswahl, Datenmigration und Umstieg.

02 · Vor Vertragsabschluss

Produkt real prüfen

Im Testaccount

Mindestens drei echte Praxisfälle durchspielenNeuer Patient, bestehender Patient mit Historie und ein Ausnahmefall.Export selbst testenNicht nur nachfragen. Dokumente und strukturierte Daten tatsächlich exportieren.AVV, Unterauftragnehmer und TOMs prüfenDatenschutz und Sicherheitsmaßnahmen dokumentiert gegen die eigenen Anforderungen prüfen.Gesamtkosten für die echte Teamgröße rechnenZusatznutzer, Kommunikation, Signaturen, Support, Migration und Zusatzmodule einbeziehen.Supportweg und Reaktionsmodell kennenKlären, wie kritische Fragen während Migration und Betrieb eskaliert werden.

03 · Vor dem Go-live

Migration vorbereiten

1–4 Wochen vor Wechsel

Dateninventar erstellenStammdaten, Dokumente, Laborwerte, Rechnungen, Formulare, Vorlagen, Termine und offene Aufgaben.Altdaten vor Migration bereinigenDuplikate, veraltete Vorlagen und unnötige Dateien nicht blind übernehmen.Festlegen, was strukturiert und was als Archiv migriert wirdNicht jedes Altsystem-Feld lässt sich sinnvoll 1:1 übertragen.Pilot mit wenigen realen Patienten durchführenImport, Suche, Dokumentation, Bericht und Export anschließend prüfen.Konkreten Umschalttag festlegenDefinieren, ab wann welches System führend ist.

04 · Go-live

Kontrolliert umschalten

Wechseltag

Finalen Export / Backup des Altsystems sichernVor dem Umschalten einen nachvollziehbaren Stand archivieren.Teamzugänge und Rollen kontrollierenKeine geteilten Logins; Owner, Behandler und Assistenz korrekt zuweisen.Kritische Workflows testenLogin, Patientensuche, Dokumentation, Import, Versand und Export einmal live prüfen.Doppelte Dateneingabe begrenzenParallelbetrieb nur so lange wie nötig; sonst entstehen neue Inkonsistenzen.

05 · Nach dem Wechsel

Stabilisieren & nachmessen

Erste 2–6 Wochen

Probleme zentral sammeln und priorisierenNicht über private Chats verteilen. Wiederkehrende Probleme als Prozessproblem behandeln.Die ursprünglichen drei Medienbrüche erneut messenHat der Wechsel tatsächlich Suchzeit, Übertragung oder Doppelerfassung reduziert?Kurze Team-Nachschulung nach realer NutzungNach zwei Wochen sind die relevanten Fragen klarer als am ersten Tag.Altsystem erst nach erfolgreichem Abgleich stilllegenAufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie Exportzugriff berücksichtigen.

System wechseln, ohne den Praxisbetrieb zum Migrationsprojekt zu machen.