Dokumente als ZIP mit Ordnern importieren
Liegen Ihre Unterlagen als Ordner vor, etwa ein Ordner je Patient:in mit Befunden und Briefen, übernehmen Sie sie als ZIP. Centi ordnet jeden Ordner anhand des Namens einer Akte zu. Was nicht eindeutig ist, entscheiden Sie selbst, bevor etwas gespeichert wird.
So bauen Sie das ZIP auf
- Ein Ordner pro Patient:in.
- Ordnername = Nachname und Vorname, optional mit Geburtsdatum, zum Beispiel „Müller_Anna_12.04.1978“ oder „Schmidt, Peter“.
- Darin PDF-, PNG- und JPEG-Dateien. Unterordner sind erlaubt.
- Andere Dateitypen werden übersprungen.
Enthält das ZIP keine Tabelle, behandelt Centi es als Ordner-Import.
So geht’s
- Öffnen Sie Patient:innen, dann im Drei-Punkte-Menü Daten importieren.
- Laden Sie das ZIP hoch. Centi zeigt die Zahl der Ordner und Dateien.
- Prüfen Sie die Liste mit Ordner im ZIP, Akte in Centi und Dateien. Mit den Filtern Zugeordnet, Neue Akte und Offen behalten Sie den Überblick.
- Entscheiden Sie bei jedem offenen Ordner unter Akte in Centi, ob die Dateien in eine bestehende Akte gehen, in eine neue Akte mit dem Namen aus dem Ordner („Neue Akte: …“) oder mit Nicht übernehmen ausgelassen werden.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche zum Übernehmen, etwa „48 Dateien übernehmen“, und bestätigen Sie die Rückfrage.
Die Rückfrage nennt, wie viele Dateien in wie viele Akten abgelegt werden und wie viele Akten neu angelegt werden. Dateien, die schon in der Akte liegen, werden nicht doppelt gespeichert.
Wenn mehrere Akten passen
Gibt es mehrere Akten mit demselben Namen, steht dort zum Beispiel „2 Akten passen – wählen …“. Wählen Sie die richtige Akte von Hand aus. Ein Geburtsdatum im Ordnernamen hilft Centi, eindeutig zuzuordnen.
Grenzen
Ein ZIP darf höchstens 500 Dateien enthalten, entpackt höchstens 100 MB groß sein und keine Datei über 25 MB haben. Teilen Sie größere Bestände auf mehrere ZIPs auf. Passwortgeschützte ZIPs werden nicht unterstützt.